Im Laufe eures Studiums wird es vorkommen, dass ihr eine E-Mail an eure/n Professor/-in schreiben müsst. Es ist völlig normal, wenn ihr am Anfang noch etwas unsicher seid und befürchtet, Fehler zu machen.
Um euch das lange Herumprobieren zu ersparen, geben wir euch in diesem Beitrag einen Leitfaden an die Hand, wie ihr eine souveräne Nachricht verfassen könnt.
Folgt diesen Schritten:
1. Betreffzeile:
Fasst euer Hauptanliegen mit einem Schlüsselwort zusammen (Beispiel: „Betreuungsanfrage Bachelorarbeit“).
2. Wählt eine angemessene Anrede
In den meisten Fällen ist es ausreichend, nur den höchsten Titel eurer Dozenten/-innen zu erwähnen.
3. Ordnet euer Anliegen ein
Formuliert einen konkreten Satz. Haltet euch kurz und prägnant, damit der/die Empfänger/-in eure Nachricht schnell einordnen kann (Beispiel: „Ich möchte meine Bachelorarbeit bei Ihnen schreiben und bitte um einen Gesprächstermin.“).
4. Fügt notwendige Hintergrundinformationen hinzu
Stellt euch die Frage, welche Informationen euer/eure Ansprechpartner/-in benötigt, um auf eure Anfrage reagieren zu können. Haltet euch dabei kurz.
5. Formuliert eure Fragestellung
Stellt eure konkrete Frage oder beschreibt das Problem. Hier könnt ihr detailliertere Informationen geben und Zusammenhänge beschreiben.
6. Call-to-Action
Beendet die E-Mail mit einer klaren Handlungsaufforderung. Dadurch erhöht ihr die Wahrscheinlichkeit einer raschen Antwort (Beispiel: „Bitte unterstützen Sie mich dabei.“).
7. Grußformel
Beendet das Gespräch mit einer passenden Grußformel (Beispiel: „Mit freundlichen Grüßen“, „Viele Grüße“). Unter euren Namen könnt ihr zur besseren Einordnung auch eure Matrikelnummer und Telefonnummer angeben.
Viel Erfolg!